Was ist eine Vorstandssitzung?

Was ist eine Vorstandssitzung?

Bei einer Vorstandssitzung werden Entscheidungen getroffen, die euren Verein, dessen Zukunft und somit auch die Mitglieder betreffen. Wenn zum Beispiel ein Sportfest oder ein Trainingslager ansteht und dafür Fördermittel vom Verein benötigt werden, wird in der Vorstandssitzung beschlossen, ob diese genehmigt werden. Teil der Vorstandschaft sind neben dem Vorstand bzw. mehreren Vorständen, der Kassenwart und im erweiterten Vorstand Beisitzer.

Ein fester Ort, an dem die Vorstandssitzungen abgehalten werden müssen, ist nicht vorgeschrieben. Die “Spielregeln” für den Verein, die die Vorstandschaft und die Vorstandssitzungen betreffen, werden in einer Satzung niedergeschrieben.

Was ist im Vorfeld zu beachten?

Die rechtzeitige Einladung, mit den zu besprechenden Themen, ist der Grundpfeiler einer jeden Vorstandssitzung, damit sich die Vorstandsmitglieder entsprechend vorbereiten können.

Weitere Dinge, die zu beachten sind:

  • Einladung mit Tagesordnung und Protokoll der letzten Sitzung im Vorfeld versenden
  • Maximale Gesprächszeiten zu jedem Tagesordnungspunkt festlegen
  • Ort für die Vorstandssitzung vorbereiten (Getränke, Essen)


Wer nimmt an einer Vorstandssitzung teil?

Vorstandsvorsitzende/r:

Jeder Verein, ob eingetragen oder nicht, hat die Pflicht mindestens eine Person zum Vorstand zu wählen. Diese Person führt die Geschäfte und vertritt Euren Verein nach außen. Die meisten Vereine stellen ihren Vorstand mindestens aus einem ersten und einem stellvertretenden Vorsitzenden sowie einem Kassenwart zusammen. Die Aufgaben des/der Vorstandsvorsitzenden sind Folgende:

  • Vereinsräume anmieten und auf die Instandhaltung achten
  • Verträge im Namen des Vereins abschließen
  • Die Mitgliederversammlung einberufen
  • Die Vorstandskollegen regelmäßig über wichtige Informationen in Kenntnis setzen

Kassenwart:

Der Kassenwart ist keine Pflicht, aber für die meisten Vereine eine Notwendigkeit. Denn kein Verein kommt um die Buchführung für das Finanzamt und die Mitgliederversammlung herum. Die Benennung dieser Position variiert dabei zwischen Kassenwart und Schatzmeister. Die Mitgliederversammlung wählt bestenfalls ein fachkompetentes Mitglied des Vereins (bspw. einen Buchhalter oder Steuerberater) und beruft ihn in dieses Amt. Den Kassenwart erwarten folgende Aufgaben:

  • Kasse verwalten
  • Betriebsmittel und Vereinsartikel beschaffen
  • Spendenbescheinigungen ausstellen
  • Rechnungen zahlen, schreiben und mahnen
  • Mitgliedsbeiträge einziehen
  • Mitglieder-Beitritte bearbeiten
  • Steuererklärung erledigen
  • Den Haushalt planen
  • Versicherungen des Vereins verwalten
  • Fördermittel erschließen und Zuschüsse beantragen

Ein jeder Kassenwart sorgt natürlich auch dafür, dass die Vereinskasse ordentlich gefüllt ist, um anstehende Projekte zu verwirklichen. Hierfür bietet NEUE MASCHE eine Lösung. Schau mal hier rein und informiere Dich über diese abwechslungsreiche Möglichkeit, dem Fundraising, mit der ihr die Vereinskasse ganz einfach füllen könnt.

Der enge Vorstand besteht aus den oben genannten Positionen. Ein erweiterter Vorstand kann um verschiedene Aufgabenbereiche wie z.B. Jugendwart, Schriftführer, Beisitzer etc. ergänzt werden.

Der Ablauf einer Vorstandssitzung

Besteht der Vorstand nur aus einem Vorstandsmitglied, gibt es keine Vorschrift, wie Entscheidungen zu treffen sind. Setzt sich die Vorstandschaft aus mehreren Vorstandsmitgliedern zusammen, solltet Ihr Euch an die gesetzlichen Vorgaben halten, sofern Eure Satzung nichts anderes vorgibt. Nähere Informationen dazu findet Ihr im BGB §28, §32 und §34.

Die Leitung und Moderation der Sitzung wird in der Regel durch die/den Vorsitzende/n übernommen. Der Ablauf Eurer Sitzung könnte folgendermaßen aussehen:

  1. Protokollführer/Zeitwächter bestimmen- bei Zeitüberschreitungen wird das Thema bzw. die Entscheidung ggf. vertagt
  2. Diskussionskultur thematisieren, ggf. Regeln festlegen. Das erste Thema der Tagesordnung wird verlesen und anschließend diskutiert. Danach wird eine Entscheidung i.d.R. durch die einfache Mehrheitsabstimmung gefällt.
  3. Beschlüsse sollten gesondert dokumentieren werden (nicht nur im Protokoll), um sie den Mitgliedern/Ehrenamtlichen transparent zu machen (Grund: vertrauliche Informationen aus dem Protokoll sollen nicht an die Öffentlichkeit gehen)
  4. Weitere Themen der Tagesordnung
  5. Raum für informellen Austausch am Ende lassen

Protokoll

Zuallererst wird das alte Protokoll bezüglich Aufgabenerfüllung durchgegangen und offene Aufgaben erneut in das neue Protokoll aufgenommen. Es empfiehlt sich, jedem Tagesordnungspunkt einen Verantwortlichen und eine Frist zuzuweisen. Ein kleiner Tipp, schreibt das Protokoll direkt auf einem Laptop mit, damit Ihr es danach direkt an alle Vorstandsmitglieder versenden könnt. Gegebenenfalls könnt Ihr das Protokoll auch allen Vereinsmitgliedern zusenden, um Transparenz zu schaffen.

Um euch die Arbeit beim Protokollieren etwas zu vereinfachen, stellen wir Euch eine Mustervorlage zur Verfügung.

Wichtig

Neben den Pflichten auch den Spaß nicht vergessen: Jahresessen für den Vorstand organisieren. Geselligkeit und Effektivität ­ - die Mischung macht‘s.